Vitaliteit van de zaak! De werkkostenregeling: misschien wel de fiscale sleutel voor vitale, veerkrachtige én betrokken medewerkers.

Ook in 2025 stapelen de uitdagingen van werkgevers zich op. Hoe kunnen we:

  • talent aantrekken en behouden,
  • medewerkerstevredenheid verbeteren,
  • het verzuim verlagen,
  • omgaan met een steeds hogere werkdruk.

De oplossing ligt vaak dichterbij dan gedacht. Met de Werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever fiscaal voordelig investeren in het meest waardevolle kapitaal van je organisatie: gezonde, gemotiveerde en duurzame medewerkers.

Elk jaar stelt de Belastingdienst vast wat werkgevers onbelast mogen vergoeden of verstrekken aan hun medewerkers. Dat budget heet de Vrije ruimte. Lees hieronder hoe de belastingdienst werkgevers nog steeds stimuleert om te investeren in de gezondheid en vitaliteit van hun medewerkers met bijvoorbeeld bedrijfsfitness, fietsplan of stoelmassages.

Werkkostenregeling
Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor iedere werkgever. De werkkostenregeling is een regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, die deel uit maakt van de Fiscale Vereenvoudigingswet. Deze wet is in het leven geroepen om de wirwar aan regeltjes rondom vergoedingen en verstrekkingen, zoals bij vitaliteit op de werkvloer, te verkleinen.

Bij de werkkostenregeling worden veel afzonderlijke bestaande regelingen, variërend van de fiets van de zaak tot aan bedrijfsfitness, vervangen. De enige eis is dat de vergoedingen en verstrekkingen niet boven de 2% van de totale loonsom zullen uitkomen. Het gaat hier om de totale som van vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers.

Wat houdt de werkkostenregeling precies in?
In het kort: voor 29 vergoedingen en verstrekkingen – waaronder ook de fietsregeling, personeelsuitjes, kerstpakketten, bedrijfsfitness enzovoort – verdwijnen alle fiscale regels. Er is één algemene beperking: voor al deze vergoedingen en verstrekkingen is op dit moment een ruimte van 2% van de totale loonsom beschikbaar. Komt u als werkgever boven deze 2% uit, dan moet over dat deel een naheffing van 80% worden afgedragen.

Wijziging in 2025

  • 2% over de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon.
  • 1,18% over het meerdere.
  • Met deze vrije ruimte biedt de WKR veel meer dan alleen een fiscaal voordeeltje. Het is een uitgelezen kans om structureel te investeren in de vitaliteit, inzetbaarheid én het werkplezier van je mensen.

 

Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen vallen voor de volledige waarde vallen van het 2%-forfait:

  • fiets van de zaak
  • bedrijfsfitness
  • vitaliteitsprogramma’s
  • e-coaching, hybride workshops en (online) trainingsdagen
  • preventief Medisch Onderzoek (PMO) of PAGO
  • persoonlijke ontwikkelbudgetten
  • mobiliteitsoplossingen
  • kerstpakketten
  • rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
  • producten uit eigen bedrijf

Naast de vrije ruimte is er ook nog een nihilwaardering, deze geldt voor situaties waar bepaalde medewerkersvoordelen als minimaal worden beschouwd. Bijv. kleine kado’s bedrijfsfitness, workshops, trainingen en stoelmassages. Dat betekent: géén extra belastingdruk, wél fitte, gemotiveerde medewerkers.

De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling in 2014 gericht vrijgesteld:

  • reiskosten tot € 0,19 per kilometer
  • tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties
  • kosten voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur
  • studiekosten, waaronder het volgen van een procedure erkenning verworven competenties • extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst voor de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten)
  • zakelijke verhuiskosten.

Voor de meeste actuele en specifieke informatie kun je contact opnemen met de fiscaal adviseur of accountant of de Belastingdienst

Stimuleren van vitaliteit
De belastingdienst stimuleert werkgevers om te investeren in de gezondheid en vitaliteit van hun medewerkers middels een vitaliteitsprogramma. Bedrijfsfitness, fietsplan, stoelmassages of voedingsadvies maken deel uit van de investeringen die door de belastingdienst worden gestimuleerd om vitaliteit op de werkvloer te bevorderen. Onder de WKR is een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma gericht vrijgesteld. (Online) trainingsdagen, hybride workshops en e-coaching zijn gericht vrijgesteld. Voor bepaalde voorzieningen geldt de aanvullende voorwaarde dat er sprake moet zijn van een arboplan. Een vitaliteitsprogramma is onderdeel van het arboplan. Voor sommige, nader te bepalen voorzieningen moet afzonderlijk worden vastgesteld onder welk fiscaal regime deze vallen.

Een arbodienst of extern training- en consultingbureau zoals Vitalogisch kan een rol vervullen in een vitaliteitsprogramma. Sommige activiteiten zijn vrijgesteld van BTW, zoals een arbeidsgezondheidskundig spreekuur of periodiek onderzoek. Advisering en voorlichting is niet vrijgesteld. Diensten die bij voorbeeld door Vitalogisch worden geleverd, worden altijd belast met 21% BTW.

Een werkgever stelt initieel vast hoe groot het budget is dat aan een vitaliteitsprogramma kan worden besteed. Als een werkgever geen ongebruikelijke voorzieningen aanbiedt, zijn er geen fiscale verrassingen te verwachten in de vorm van bijvoorbeeld eindheffing of belast loon. In geval van twijfel kan de Belastingdienst vooraf worden geraadpleegd.

Bedrijfsfitness
De WKR maakt het makkelijker om bedrijfsfitness aan te bieden. Voorheen moest een bedrijf een contract afsluiten met een sportschool, voordat hier abonnementen met belastingvoordeel aan werknemers konden worden aangeboden. Straks kunnen werknemers bij elk fitnesscentrum lid worden en het lidmaatschap met het brutoloon verrekenen. Wanneer jij bedrijfsfitness beschikbaar wilt stellen, dan valt deze vergoeding onder de nihilwaardering. De voorwaarde daarvan is dat de fitness op de werkplek plaatsvindt. Nihilwaarderingen gelden alleen voor verstrekkingen in natura en nooit in geld.

Fietsplan
Onder de huidige werkkostenregeling kun je een fiets vergoeden of verstrekken, waarbij ook het eigendom overgaat naar de werknemer. Het verstrekken van een fiets gaat wel ten koste van de vrije ruimte. Een andere optie is om de fiets te vergoeden middels de gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers á € 0,19 per kilometer. In het Belastingplan 2019 is de fiets van de zaak opgenomen. Of je nu een reguliere fiets of een speed pedelec wilt aanschaffen, vanaf 1 januari 2020 geldt voor ‘de leasefiets’ een bijtellingspercentage van jaarlijks 7% van de adviesprijs van de fiets. Dit wordt bij jouw inkomen of het inkomen van de werknemer bijgeteld. Alle kosten worden gedragen door de werkgever. Let erop dat het bij het ter beschikking stellen van een leasefiets niet meer mogelijk is om de gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers toe te passen.

Gezondheidsscan (pre-scan)
Een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek is gericht vrijgesteld binnen de werkkostenregeling, indien dit onderdeel uitmaakt van het arboplan binnen jouw onderneming.

Kantoorfruit
Neem jij nog elke dag zelf fruit mee naar het werk? Regel dan voor jezelf en je werknemers ‘kantoorfruit’. Consumpties die je op de werkplek verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd worden voor de werkkostenregeling gewaardeerd op nihil en kunnen dus onbelast worden verstrekt aan de werknemers. Let op: Geef je jezelf en de werknemers een vergoeding voor het aanschaffen van consumpties in de bedrijfskantine? Dan kan deze vergoeding worden aangewezen als eindheffingsloon.

Stoelmassages
Stoelmassages behoren als arbovoorziening tot de  ‘nihil’ waardering. Dit betekent dat de stoelmassages, mits er aan de voorwaarden van de belastingdienst wordt voldaan, onbeperkt kunnen worden vergoed zonder dat dit ten koste gaat van de 1,2% ruimte.  Deze voorwaarden zijn:

  • U hebt als werkgever een arboplan.
  • De massage maakt in redelijkheid deel uit van dat arboplan.
  • De massage vindt tijdens werktijd op de werkplek plaats.
  • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
  • Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing voor de werknemer.

Indien niet wordt voldaan aan deze voorwaarden kunnen de stoelmassages nog steeds onbelast worden verstrekt, maar gaan ze wel ten koste van de 1,2% ruimte in de werkkostenregeling. Meer informatie over de Werkkostenregeling vind je hier.

Wil je amplitie en vitaliteit écht laten landen binnen jouw organisatie? Dan is de Werkkostenregeling niet alleen een slimme financiële kans, maar vooral een krachtige stimulans om nu te starten. Of het nu gaat om: Vitaliteitsprogramma’s, Workshops & e-coaching, Gezondheidschecks of persoonlijke ontwikkeling,

Combineer zorg en amplitie
Sinds 2023 is de korting op collectieve basiszorgverzekeringen afgeschaft, maar… via de WKR kun je als werkgever nog steeds bijdragen aan de zorgpremie van je medewerkers. Ook zijn er steeds meer zorgverzekeraars die vitaliteitsbudgetten aanbieden per medewerker — vooral interessant als meerdere collega’s deelnemen.

Zo sla je twee vliegen in één klap: je ondersteunt de gezondheid van je mensen en je benut optimaal de fiscale ruimte die de WKR biedt.

Tip
Laat fiscale regels geen rem zijn, maar een vliegwiel voor duurzame inzetbaarheid. Investeer slim en geef jouw medewerkers de ruimte om te groeien!

Meer weten?
Plan vrijblijvend een gesprek met ons in en ontdek welke vitaliteitsoplossingen perfect passen bij jouw organisatie — én bij de WKR.